Správa obsahu

Dokument je základní prostředek k publikování informací v elektronické formě. V případě intranetu jde o soubor textových informací, který lze rozšířit vložením ilustrací (plánek, fotka, atp.) a internetových odkazů. Lze vkládat i externí dokumenty (doc, xls, sxw, sxc, pdf,..), ovšem k této možnosti by se mělo přistupovat až v krajním případě, a to z těchto důvodů:

Použití externích dokumentů je vyloženě nevhodné v případě, že obsahují pouze data informativního charakteru, které lze vložit jako normální dokument. Naopak, vhodné je použití externích dokumentů u šablon, formulářů a rozsáhlých manuálů třetích stran.

Složky (nebo také sekce)

Dokumenty jsou tématicky seskupovány podle svého obsahu do tzv. složek (sekcí). Dokumenty lze mezi složkami libovolně přesouvat. "Stromová" struktura složek odpovídá "stromové" struktuře "veřejně přístupného" intranetu.

Neobsahuje-li složka žádný dokument, zůstávají všechny podsložky skryté, byť by obsahovaly další dokumenty!!!

Přístup k intranetovým dokumentům

Dokud neprojde intranetový dokument schválením, je přístupný pouze uživatelům s povoleným přístupem do složky v níž se nachází, v rámci administrace intranetu. Tj. ten kdo nemá přístup do administrace a navíc i do složky s dokumentem, se k němu nedostane! "Veřejně" se dokument zobrazuje podle nastaveného intervalu teprve po schválení pověřenou osobou.

Pro zobrazení dokumentu i na internetové části - přístupné veřejnosti - je nutné aby:

  1. byl dokument schválen (pověřenou osobou)
  2. byl přesunut do příslušné složky exportované větve intranetu (může provést kdokoliv s právem administrace pro složku v níž se dokument nalézá)
  3. byl proveden export (provádí pověřená osoba dle potřeby)
  4. měl správně nastaven interval zobrazení (nastavuje autor, nebo ten kdo provádí změnu při ukládání dokumentu)

Přístupová práva

V administraci obsahu intranetu jsou přístupová práva vázaná na složky.

Práva nezadányNemá-li uživatel zadána žádná práva pro danou složku, dědí se nastavení práv složky nadřazené. V případě že nemá nastavena žádná práva, je při pokusu o přístup do složky odmítnut.
Právo čteníUživatel s právem čtení může do složky s dokumenty nahlížet (vidí jaké dokumenty složka obsahuje), ale nemůže je otevřít ani číst.
Právo zápisuUživatel s právem zápisu může dokumenty ve složce otevírat a upravovat. Také může vytvářet nové dokumenty, resp. ukládat kopie jako nový dokument.
Právo schvalovacíUživatel s právem schvalovacím má automaticky i právo čtení (viz výše). Je-li vytvořen nebo upraven dokument ve složce pro kterou má schvalovací právo, pak se mu automaticky nabídne při přihlašování na úvodní straně ke schválení. Bez schválení se žádný dokument nezobrazí internetu! Po každé úpravě jde dokument znovu ke schválení.
Právo administraceJedině uživatel s právem administrace může vytvářet nové podsložky a přesouvat dokumenty. Dokumenty lze přesouvat do libovolné složky jedině ze složky k níž má uživatel právo administrace.

Vytvoření nebo editace dokumentu

Podmínky: Ten kdo dokument vytváří musí mít právo zápisu do příslušné složky
Postup:

  1. Kliknutím na příslušnou složku ve stromové struktuře intranetu se otevře příslušná složka
  2. Kliknout na ikonu nebo kliknutím označit dokument a pak pro otevření okna editoru.
  3. Vlastní editace (viz editor).
  4. Kliknutím na ikonu se otevře dialog pro uložení dokumentu.

Dokud není dokument uložen ztrácíte při přechodu na jiný modul nebo zavření okna všechna do té chvíle napsaná data.

Zrušení dokumentu

Podmínky: Pro zrušení dokumentu je třeba mít právo administrace pro příslušnou sekci

Zrušení dokumentu který již byl jednou vyexportován na internet

Podmínky: Veškeré změny může provést pouze pověřená osoba s plným přístupem do exportované složky a jejích podsložek!

Odstranění dokumentu ze složky jež se zobrazuje na internetu ho ruší pouze v adminstračním systému. Veškeré změny se na internetu projeví teprve po provedení exportu dat!

Zobrazení podrobných informací o dokumentu

Přesun dokumentu do jiné složky

Podmínky: Je nutno mít právo administrace pro složku v níž se dokument nachází

Vytvoření podsložky v rámci intranetu

Podmínky: Ten kdo chce vytvořit novou složku, musí mít právo administrace pro složku, pod kterou bude nová složka spadat.

Zrušení podsložky v rámci intranetu

Podmínky: Podsložku lze zrušit teprve tehdy, neobsahuje-li žádný dokument, ani podpodsložku tzn. nejprve je nutno přesunout, nebo smazat všechny dokumenty a pak podsložky postupně zrušit. Ten kdo chce podsložku smazat musí mít právo administrace pro nadřazenou složku

Přejmenování podsložky v rámci intranetu

Podmínky: Ten kdo chce složku přejmenovat musí mít právo administrace danou složku.